Cas d’usage
Un directeur de l’excellence opérationnelle d’une entreprise de taille intermédiaire dans l’ industrie utilise ABCKPI pour remplacer et centraliser l’ensemble des Excel et des Powerpoints liés au pilotage de l’amélioration continue
Situation avant l’utilisation d’ABCKPI
Un processus de pilotage de l’amélioration continue existant de manière historique
L’entreprise dispose d’un processus d’amélioration continue animé par les équipes excellence opérationnelle. Le processus est composé de 4 étapes avec (i) la collecte des données liés aux indicateurs (réalisé, objectifs, rationalisation des écarts) et à l’avancement des plans d’actions initiés ou à simplement à présenter à la revue de direction pour validation, (ii) la saisie de ces données, (iii) la réalisation et l’animation de la revue en tant que telle et (iv) la mise en place des mesures correctives.
En réalité cette société étant un groupe industriel international le processus comporte d’autres étapes avec la transmission des informations à la maison mère ou autre mais dans ce cas d’usage nous focaliserons sur ces quatre étapes.
L’ensemble de ces étapes est réalisé sous excel et powerpoint avec certaines données collectées dans SAP. Chacun des responsables d’indicateurs travaille sur ses propres tableurs pour les indicateurs et plans d’actions (formats identiques mais fichiers excels multiples).
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Le constat : Beaucoup de temps et d’énergie perdus au sein du processus d’amélioration continue
Lors de nos échanges avec les équipes excellence opérationnelle, nous avons identifié 7 problématiques impactant l’efficience et l’efficacité du processus :
- Les données ne sont pas centralisées dans un outil unique : chaque mois, l’animateur doit courir dans l’entreprise pour rassembler les informations et de multiples erreurs sont réalisées dans ce travail de recoupement manuel (versions différentes, données non mises à jour, etc). Un temps conséquent (évalué à une demi-journée par semaine) et de qualité de l’information est perdu au sein de cette étape
- De multiples saisies sont réalisées manuellement dans différents outils. L’information circule entre SAP, Excel et powerpoint mais le travail est réalisé manuellement. Il n’a pas été possible d’évaluer précisément la perte de temps au sein de cette deuxième étape mais 20 collaborateurs sont concernés par la saisie et ils pourraient perdre aussi en moyenne une demi-journée par mois sur ces travaux.
- Des erreurs ou des données non actualisées sont souvent retrouvées au moment de l’animation de la réunion. Cela est bien évidemment problématique puisque chacun commence à donner son propre chiffre et la réunion devient inefficiente.
- Les réunions mensuelles sont focalisées sur la direction et les opérationnels ne participent pas. De ce fait, l’information circule mal entre les différents niveaux tant sur les possibles actions correctives que sur les objectifs prioritaires.
- Les réunions production hebdomadaires ont pris le parti d’alterner les responsables car le temps est limité ; tout le monde ne présente pas à chaque occurrence. Cela permet que chaque responsable ait du régulièrement du temps pour exprimer la situation de ses indicateurs mais cela ne permet pas forcément de focaliser sur les plus urgents de la période (semaine).
- Les informations étant partagées en petit comité, les personnes responsabilisées sur une action ne sont pas toujours au courant de leur nécessaire implication sur un projet. Cela ralentit les projets dès leur lancement.
- La multiplicité des fichiers excel (20 fichiers différents) ne permet pas d’avoir une bonne vue d’ensemble. Difficile d’animer efficacement le processus dans ces conditions.
- Les analyses et les commentaires sur un écart par rapport à un objectif ne sont pas documentés, ils sont simplement évoqués à l’oral. Rapidement l’information se perd et il n’est pas simple de capitaliser sur l’historique.
- Une fois qu’une action ou un plan d’actions est finalisé, aucune mesure d’impact n’est réalisée. L’impact de l’action sur un indicateur n’est pas suivi. Pourtant cela est bien souvent intéressant : Quel a été le gain de l’action ? Faut il la répéter sur un autre secteur ? Peut on améliorer ce gain sur un prochain plan d’actions ? L’impact d’une action sur un indicateur n’est pas mesuré ne permettant de tirer de conclusions.
Fort de ces constats, nous avons mis à disposition la plateforme ABCKPI pour répondre à l’ensemble des dysfonctionnements identifiés dans le processus d’amélioration continue.
Situation après l’utilisation d’ABCKPI
Indicateurs, objectifs et plan d’actions sont regroupés dans une plateforme simple d’utilisation et accessible par tous (ordinateur, téléphone, etc).
Chaque processus peut être défini au sein d’une boucle de pilotage. Dans le cas présent, nous sommes à l’intérieur de la boucle de pilotage « PR03 – Production » et on voit directement le réalisé et l’objectif pour chaque indicateur.
Les données peuvent être saisies par les utilisateurs, intégrées en masse via excel ou intégrées automatiquement via les API.
Sur la droite de chaque indicateur, il est possible de visualiser les plans d’actions qui ont déjà été réalisé et d’en créer de nouveaux en quelques secondes.
Tous les plans d’actions existant dans la boucle de pilotage peuvent être visualisés, filtrés et triés dans la page plan d’actions.
Au sein de chaque plan d’actions, il est possible de suivre facilement l’impact du plan d’actions sur l’indicateur.
En synthèse
La société profite aujourd’hui d’une plateforme où l’ensemble des indicateurs, des objectifs et des plans d’actions sont centralisés (cf problématique 1.) et selon l’indicateur les informations peuvent être saisies, importées en masse ou importées automatiquement via un script (cf problématique 2.). Concernant la fiabilité des données, celles-ci sont actualisées en direct (selon la méthode choisie de mise à jour des informations) et il n’existe qu’une seule source d’information (cf problématique 3.).
Par ailleurs, sur le plan de la communication et de l’échange, il est beaucoup plus facile de faire participer différents responsables d’équipe à la revue de direction gràce à une application dématérialisée (cf problématique 4. et 5.) et les responsables d’actions sont notifiés via l’application des actions sont ils sont responsables (cf problématique 6.). Les analyses et les commentaires sont documentés dans des boites de dialogue prévues à cet effet auprès de chaque indicateur (cf problématique 8.).
Pour l’animateur c’est enfin un véritable gain de temps car il n’a plus besoin de courir après l’ensemble de ses 20 responsables pour obtenir ses 20 fichiers excel; la centralisation de l’information lui fournit une bonne vue d’ensemble et un moyen de piloter son processus efficacement (problématique 7.). En plus il peut mesurer l’impact d’une action sur un indicateur et capitaliser sur l’existant pour identifier de nouvelles actions et de nouveaux gains de performance (problématique 9.).
