Anwendungsfälle
Ein Manager für Business Process Management (BPM) und kontinuierliche Verbesserung im Bereich Banken/Versicherungen nutzt ABCKPI, um seinen kontinuierlichen Verbesserungsprozess und seine monatlichen Steuerungssitzungen zu digitalisieren.
Situation vor der Verwendung von ABCKPI
Die Erstellung eines Excel-Tools zur Verfolgung von Informationen
Mit Unterstützung des Generaldirektors hat der Leiter der Abteilung für kontinuierliche Verbesserung des Unternehmens ein intern validiertes System zur Steuerung der kontinuierlichen Verbesserung eingeführt, das tägliche, wöchentliche und monatliche Indikatoren enthält.
Ihr Steuerungssystem ist um den Prozessansatz herum aufgebaut. Er definierte sieben Prozesse: PR01 – Unternehmensleitung, PR02 – Geschäftsentwicklung und Vertrieb, PR03 – Einkauf und Beschaffung, PR04 – Personalwesen, PR05 – Finanzen, PR06 – IT. PR07 – Unterstützung
Für jeden dieser Prozesse wurden Leistungsindikatoren und monatliche Ziele festgelegt. Zum Beispiel besteht der Prozess PR07 – Support aus einer Reihe von Indikatoren: Abholrate in 2min (%), Abholrate in 1min (%), Anzahl der erhaltenen Anrufe (#), Anzahl der Mitarbeiter (#), Anzahl der erhaltenen Fälle (#), Anzahl der bearbeiteten Fälle (#), etc.
Jeder dieser Prozesse und Indikatoren wird in einer Excel-Datei mit einer Registerkarte pro Prozess nachverfolgt. Nachfolgend ein Beispiel für ein Dashboard, das Dummy-Daten enthält.
Jeder Indikator hat ein Ziel und wird monatlich überwacht. Wenn der Indikator nicht dem Ziel entspricht, wird ein korrigierender Aktionsplan aufgestellt, der eine Rückkehr zum Ziel innerhalb eines festgelegten Zeitraums zum Ziel hat.
Die Excel-Datei enthält daher zwangsläufig auch eine Registerkarte pro Aktionsplan. Im vorherigen Beispiel sollte ein Aktionsplan für die Quote der nicht konformen Produkte und die Kosten pro Einheit gestartet werden.
Die Übertragung der Informationen in Powerpoint für die monatlichen Überprüfungen mit der GD.
Jeden Monat findet ein Leistungslenkungsmeeting statt, das den Vorstand und die Prozessmanager einschließt. Jeder Prozessverantwortliche erinnert sich an seine Ziele, präsentiert seine Zahlen und die laufenden Aktionspläne einschließlich des geschätzten Gewinns für die Organisation für jede Aktion.
Vor dem Treffen werden die verschiedenen Verantwortlichen erneut angeschrieben, um sicherzustellen, dass ihre Informationen korrekt ausgefüllt sind.
Um das Treffen zu moderieren, wird eine Powerpoint verwendet, sodass die Daten aus der Excel-Datei in Powerpoint kopiert werden.
Gestellte Problematiken
Dieser Prozess wird beherrscht und das Ziel scheint erreicht: Die kontinuierliche Verbesserung wird im Unternehmen eingeführt, die strategischen Ziele werden auf Prozesse, Indikatoren und Ziele heruntergebrochen, Aktionspläne werden eingeleitet, wenn das Erreichte nicht dem Ziel entspricht, und vom Vorstand getragene Nachfolgetreffen werden monatlich organisiert.
Allerdings hat uns das Unternehmen folgende Problempunkte anvertraut:
- Die Bearbeitungszeit für die Pflege der Excel- und Powerpoint-Datei ist entsprechend hoch.
- Die Excel- und Powerpoint-Tools sind nicht ergonomisch: Aktionspläne sind schwer lesbar, Formeln müssen regelmäßig aktualisiert werden, viele Daten müssen manuell berechnet werden.
- Regelmäßige Bugs und Datenverluste kommen regelmäßig vor
- Weitere Aktionspläne werden regelmäßig in der Organisation in anderen Excel-Dateien eingesetzt, was die Gesamtlesbarkeit des Prozesses erschwert.
- Keine Möglichkeit, den mit dem Aktionsplan verbundenen Gewinn in Excel einfach zu messen
- Daten nicht aus der Ferne vom Telefon aus zugänglich
Situation nach der Verwendung von ABCKPI
Indikatoren, Ziele und Aktionsplan werden in einer benutzerfreundlichen Plattform zusammengefasst, die für jeden zugänglich ist (Computer, Telefon usw.).
Jeder Prozess kann innerhalb einer Steuerungsschleife definiert werden. In diesem Fall befinden wir uns innerhalb des Steuerungskreislaufs „PR03 – Produktion“ und sehen direkt das Erreichte und das Ziel für jeden Indikator.
Die Daten können von den Nutzern eingegeben, massenhaft über Excel integriert oder automatisch über APIs eingebunden werden.
Auf der rechten Seite jedes Indikators können Sie die bereits durchgeführten Aktionspläne einsehen und in Sekundenschnelle neue erstellen.
Alle Aktionspläne, die im Steuerungskreislauf existieren, können auf der Aktionsplan-Seite angesehen, gefiltert und sortiert werden.
Innerhalb jedes Aktionsplans lässt sich leicht verfolgen, wie sich der Aktionsplan auf den Indikator auswirkt.
