Aujourd’hui, en mission, un de nos clients m’a demandé : Qu’est ce qui fait un bon plan d’actions ? Je me suis dit que c’était l’occasion de rassembler les idées clés qui ont fait la réussite des plans d’actions que nous avons mis en place.
Structuration, structuration, structuration
Un bon plan d’actions c’est d’abord des idées claires, organisées et correctement présentées.
Lors d’une formation commerciale, il est souvent répété qu’un prospect se fait un avis sur le vendeur dans les premières secondes de l’échange. Dans le cadre d’un plan d’actions (ou d’un support communiqué à une audience) c’est pareil. Le lecteur doit donc avoir compris le message que vous souhaitez passer en quelques secondes.
Pour cela la règle la plus importante est que vos idées soient structurées et organisées.
D’abord, les actions doivent être claires et concises. S’il faut relire l’action plusieurs fois avant de la comprendre alors c’est raté, il en faudra une plus courte et incisive.
Ensuite elles doivent être organisées autour de critères pour que les actions prioritaires ressortent. Nous avons repris quelques exemples ci-dessous :
- L’impact de l’action en termes de coûts, de qualité, de délai, de risque, etc est un critère souvent retenu car il permet de matérialiser le gain attendu.
- L’effort nécessaire pour déployer l’action est aussi souvent utilisé car il prend toute son importance à côté du gain escompté. L’action va –t-il me permettre de générer 5 fois plus en termes de gain que ce qu’elle va me coûter ? Cet indicateur peut être mesuré en Emploi Temps Plein ou en euros d’investissements.
- L’horizon de l’action est également régulièrement utilisée pour prioriser les actions : Cette action va –t-elle générer un gain rapide ? ou un gain qui se matérialisera dans plusieurs années ? Cela permet de faire passer les actions générant un gain rapide au-dessus de la pile. La nécessité pour un plan d’actions d’avoir des gains rapides et de capitaliser sur des premiers succès est d’ailleurs capital et pourrait nécessiter un article à lui seul. Si la mise en place des premières actions est un succès alors une dynamique positive se crée. A l’inverse, si les premières actions s’enlisent, il faudra redoubler d’énergie pour relancer une dynamique positive.
- La dépendance d’une action à d’autres actions devant être réalisées préalablement peut également permettre de facilement prioriser les actions à réaliser à court terme
- D’une manière générale, tout critère peut être utilisé tant qu’il permet d’aider à prioriser les actions entres elles et qu’il ne nuit pas à la lisibilité du plan d’actions
Pour chaque action le gain doit être mesurable et l’objectif de délai atteignable. C’est cet objectif qui pourra être régulièrement mis en face de l’avancement réel et réadapté si jamais un retard est constaté.
Enfin un responsable doit être nommé pour chaque action. Pour que le plan d’actions fonctionne, celui-ci ne doit pas être contrait d’être responsable mais bien partie prenante du changement et convaincu de l’intérêt de l’action. La structuration du plan d’actions est capitale mais il ne faut pas oublier que l’humain reste la clé d’un plan d’actions réussi.
Un bon plan d’actions est un plan animé
L’humain étant au centre de l’action, le plan d’actions devra être animé. Certains de mes chefs me disaient régulièrement en réunion : « Je ne comprends que cette action ne soit pas encore en place, j’ai pourtant dit qu’il fallait le faire ». Malheureusement l’expérience en gestion du changement nous a appris que la réalité était souvent plus complexe et qu’il fallait souvent impulser soi-même le changement.
En tant que manager, il faut donc commencer par animer le plan d’actions en montrant l’exemple sur les actions dont on est responsable (prenez des actions, il n’y a rien de plus démotivant que de travailler pour un « manager » qui ne fait que « manager » ou de la « gestion d’équipe » et de la « politique interne ») et en plongeant dans l’opérationnel régulièrement pour aider à résoudre les blocages de ses équipes.
Outre le fait d’y mettre de l’énergie, animer un plan d’actions c’est aussi fixer des réunions de suivi à des dates précises et ancrées. L’esprit humain retient plus facilement qu’il doit être prêt pour la réunion de performance si elle est fixée de manière immuable tous les mardi à 11H. Cela prouve l’importance du sujet pour les participants.
Enfin animer un plan d’actions c’est aussi régulièrement revenir au cap qui a été fixé au démarrage. Il est important de rappeler régulièrement pourquoi le plan d’actions existe pour ne pas perdre de vue le cap défini et les dysfonctionnements que le plan d’actions doit corriger.
Si en plus de tout cela on peut ne pas oublier de dire régulièrement « Merci » aux personnes qui s’impliquent sur les actions et de les féliciter pour leur travail, alors une quantité d’énergie importante sera déployée dans la mise en œuvre des actions.
Des outils facilitant le pilotage et la mise en œuvre des plans d’actions
On l’a vu deux des piliers d’un plan d’actions réussi sont sa structuration et son animation. Il existe également des outils permettant de gagner du temps dans l’animation et de faciliter le pilotage du plan d’actions.
On le constate souvent, la norme en entreprise est de piloter son plan d’actions avec un excel ou un powerpoint car peu d’outils de BI offrent encore ces possibilités. Ces outils sont flexibles et adaptables mais ils peuvent générer un certain nombre de freins ne permettant pas une focalisation maximale sur l’action : Problème d’unicité de la donnée (par exemple quand plusieurs personnes viennent en réunion avec leur propre excel), format peu homogène, ergonomie limitée, absence de gestion des interactions entre contributeurs (analyses justificatives sur une action, demande d’évolution de la part de la direction, etc), etc.
Parmi nos clients certaines entreprises ont même depuis plusieurs années développé leur propre outil de présentation des tableaux de bord et des plans d’actions car leur besoin n’était pas couvert par le marché. Aujourd’hui, certains outils fournissent une plateforme en mode SAAS visant à faciliter la mise en œuvre des actions en fournissant un cadre ergonomique, flexible et interactif pour les plans d’actions et les utilisateurs de ces outils paraissent conquis.
Au vu du temps perdu en réunion ces dernières années et du développement du télétravail, ces plateformes SAAS vont elles se développer encore plus vite ?
