Cas d’usage
Un responsable du pôle processus d’une organisation du secteur public utilise ABCKPI pour digitaliser son processus d’amélioration continue et ses réunions de pilotage mensuelles. L’objectif de l’organisation est d’être certifiée ISO 9001 en 2024 ou 2025.
Situation avant l’utilisation d’ABCKPI
La création d’un outil excel pour suivre les informations
Avec l’appui du directeur général, le responsable du pôle processus de l’organisation a mis en place un système de pilotage par les processus reprenant une série d’indicateurs suivis mensuellement.
Le système de pilotage est articulé autour de l’apporche processus et des processus / sous processus ont donc été définis.
Pour chacun de ces processus, des indicateurs de performance et des objectifs mensuels ont été définis.
Chacun de ces processus et indicateurs sont suivis dans fichier excel.
D’un autre côté, l’organisation s’est également engagée avec l’Etat dans un Contrat d’Objectif et de Moyen (COM) à suivre une série d’indicateurs liés à des ambitions et des axes stratégiques. Des objectifs ont été définis pour chacun de ces indicateurs et toutes les engagements ont été rédigés dans le COM pluri-annuel (2022-2026)
En vue d’obtenir la certification ISO 9001, l’approche a été définie telle que :
– 8 processus ont été définis
– Une série d’indicateurs est associé à chaque processus
– Chaque indicateur a un objectif
– Lorsque l’indicateur n’est pas à l’objectif, un plan d’action d’amélioration est mis en place
Le fichier Excel inclut donc, en plus des onglets liés aux processus, un onglet par plan d’actions.
Les réunions mensuelles avec la DG reprennent dans powerpoint les informations suivies sur Excel
Chaque mois, une réunion de pilotage de la performance est organisée incluant le Comité de Direction et les responsables de processus. Chaque responsable de processus rappelle ses objectifs, présente ses chiffres et les plans d’actions en cours incluant le gain estimé sur l’organisation pour chaque action.
Avant la réunion, des relances aux différents responsables sont réalisées pour s’assurer que leurs informations sont bien renseignées.
Pour animer la réunion, un powerpoint est utilisé et les données du fichier excel sont donc copiées dans Powerpoint..
Situation après l’utilisation d’ABCKPI
Indicateurs, objectifs, analyses et plan d’actions destinés à l’approche processus mais également au contrat d’objectif et de Moyen sont regroupés dans une plateforme simple d’utilisation et accessible par tous (ordinateur, téléphone, etc).
Chaque processus peut être défini au sein d’une boucle de pilotage. Dans le cas présent, nous sommes à l’intérieur de la boucle de pilotage « Contrat d’objectif et de performance 2018-2022 » et chaque utilisateur peut directement suivre le réalisé et l’objectif pour chaque indicateur.
Les données peuvent être saisies par les utilisateurs, intégrées en masse via excel ou intégrées automatiquement via les API (scripts).
Sur la droite de chaque indicateur, il est possible de visualiser les plans d’actions qui ont déjà été réalisés et d’en créer de nouveaux en quelques secondes.
Tous les plans d’actions existant dans la boucle de pilotage peuvent être visualisés, filtrés et triés dans la page plan d’actions.
Au sein de chaque plan d’actions, il est possible de suivre facilement l’impact du plan d’actions sur l’indicateur.
