Anwendungsfälle
Ein Qualitätsmanager eines mittelständischen Unternehmens in der industriellen Produktion verwendet ABCKPI, um alle Excel- und Powerpoints, die mit der Steuerung der kontinuierlichen Verbesserung zusammenhängen, zu ersetzen und zu zentralisieren.
Situation vor der Verwendung von ABCKPI
Ein historisch bestehender Prozess zur Steuerung der kontinuierlichen Verbesserung
Das Unternehmen verfügt über einen Verbesserungsprozess, der von den Qualitätsteams angeführt wird. Der Prozess besteht aus 4 Schritten mit (i) die Sammlung von Daten in Bezug auf die Indikatoren (realisiert, Ziele, Rationalisierung der Abweichungen) und den Fortschritt der eingeleiteten oder einfach zu initiierenden Aktionspläne, die der Managementbewertung zur Validierung vorzulegen sind, (ii) die Eingabe dieser Daten, (iii) die Durchführung und Moderation der Zeitschrift als solche und (iv) die Durchführung von Korrekturmaßnahmen.
Da es sich bei diesem Unternehmen um einen internationalen Industriekonzern handelt, umfasst der Prozess noch weitere Schritte mit der Weitergabe von Informationen an die Muttergesellschaft oder andere Stellen, aber in diesem Fall konzentrieren wir uns auf diese vier Schritte.
Alle diese Schritte werden in Excel und Powerpoint durchgeführt, wobei einige Daten in SAP gesammelt werden. Jeder der Indikatorenverantwortlichen arbeitet mit seinen eigenen Tabellenkalkulationen für die Indikatoren und Aktionspläne (identische Formate, aber mehrere Exceldateien).
Die Erkenntnis: Viel Zeit und Energie wird innerhalb des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses verschwendet.
In unseren Gesprächen mit den Qualitätsteams haben wir sieben Probleme identifiziert, die sich auf die Effizienz und Effektivität des Prozesses auswirken:
- Die Daten werden nicht in einem einzigen Tool zentralisiert: Jeden Monat muss der Moderator durch das Unternehmen laufen, um die Informationen zusammenzutragen, und bei dieser manuellen Abgleichsarbeit werden zahlreiche Fehler gemacht (unterschiedliche Versionen, nicht aktualisierte Daten usw.). Eine beträchtliche Zeit (geschätzt auf einen halben Tag pro Woche) und Informationsqualität geht innerhalb dieser Phase verloren
- Mehrere Eingaben werden manuell in verschiedenen Tools vorgenommen. Die Informationen fließen zwischen SAP, Excel und Powerpoint, aber die Arbeit wird manuell erledigt. Es war nicht möglich, den Zeitverlust innerhalb dieser zweiten Phase genau zu bewerten, aber 20 Mitarbeiter sind von der Erfassung betroffen und sie könnten auch durchschnittlich einen halben Tag pro Monat für diese Arbeit verlieren.
- Fehler oder nicht aktualisierte Daten werden oft erst bei der Moderation des Treffens gefunden. Dies ist natürlich problematisch, da jeder anfängt, seine eigene Zahl zu nennen und das Treffen ineffizient wird.
- Die monatlichen Treffen sind auf das Management fokussiert und die operativen Mitarbeiter nehmen nicht teil. Infolgedessen fließen die Informationen zwischen den verschiedenen Ebenen sowohl über mögliche Korrekturmaßnahmen als auch über die vorrangigen Ziele schlecht.
- Bei den wöchentlichen Produktionsbesprechungen haben sich die Verantwortlichen abgewechselt, da die Zeit begrenzt ist; nicht jeder präsentiert bei jedem Auftreten. Dies ermöglicht es, dass jeder Verantwortliche regelmäßig Zeit hat, um den Status seiner Indikatoren zu äußern, aber es ermöglicht nicht unbedingt die Fokussierung auf die dringendsten Indikatoren des Zeitraums (der Woche).
- Da Informationen in kleinen Gruppen ausgetauscht werden, sind sich die Personen, die für eine Aktion verantwortlich sind, nicht immer über ihre notwendige Beteiligung an einem Projekt im Klaren. Dies verlangsamt die Projekte bereits in der Anfangsphase.
- Die Vielzahl der Excel-Dateien (20 verschiedene Dateien) erschwert den Überblick. Es ist schwierig, den Prozess unter diesen Bedingungen effektiv zu moderieren.
- Analysen und Kommentare zu einer Abweichung von einem Ziel werden nicht dokumentiert, sondern nur mündlich erwähnt. Schnell gehen Informationen verloren und es ist nicht einfach, aus der Geschichte Kapital zu schlagen.
- Sobald eine Maßnahme oder ein Aktionsplan abgeschlossen ist, wird keine Wirkungsmessung mehr durchgeführt. Die Auswirkungen der Maßnahme auf einen Indikator werden nicht verfolgt. Dabei ist dies sehr oft interessant: Wie hoch war der Gewinn der Aktion? Muss sie in einem anderen Sektor wiederholt werden? Kann dieser Gewinn bei einem nächsten Aktionsplan verbessert werden? Die Auswirkungen einer Maßnahme auf einen Indikator werden nicht gemessen, so dass keine Schlussfolgerungen gezogen werden können.
Auf der Grundlage dieser Erkenntnisse stellten wir die ABCKPI-Plattform zur Verfügung, um auf alle im Rahmen des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses identifizierten Fehlfunktionen zu reagieren.
Situation nach der Verwendung von ABCKPI
Indikatoren, Ziele und Aktionsplan werden in einer benutzerfreundlichen Plattform zusammengefasst, die für jeden zugänglich ist (Computer, Telefon usw.).
Jeder Prozess kann innerhalb einer Steuerungsschleife definiert werden. In diesem Fall befinden wir uns innerhalb des Steuerungskreislaufs „PR03 – Produktion“ und sehen direkt das Erreichte und das Ziel für jeden Indikator.
Die Daten können von den Nutzern eingegeben, massenhaft über Excel integriert oder automatisch über APIs eingebunden werden.
Auf der rechten Seite jedes Indikators können Sie die bereits durchgeführten Aktionspläne einsehen und in Sekundenschnelle neue erstellen.
Alle Aktionspläne, die im Steuerungskreislauf existieren, können auf der Aktionsplan-Seite angesehen, gefiltert und sortiert werden.
Innerhalb jedes Aktionsplans lässt sich leicht verfolgen, wie sich der Aktionsplan auf den Indikator auswirkt.
In Zusammenfassung
Das Unternehmen profitiert heute von einer Plattform, auf der alle Indikatoren, Ziele und Aktionspläne zentralisiert sind (vgl. Problematik 1.) und je nach Indikator können die Informationen eingegeben, massenhaft importiert oder automatisch über ein Skript importiert werden (vgl. Problematik 2.). Was die Zuverlässigkeit der Daten betrifft, so werden diese live aktualisiert (je nach der gewählten Methode zur Aktualisierung der Informationen) und es gibt nur eine einzige Informationsquelle (vgl. Problematik 3.).
In Bezug auf die Kommunikation und den Austausch ist es viel einfacher, verschiedene Teamleiter in die Managementbewertung einzubeziehen, wenn eine papierlose Anwendung verwendet wird (siehe Problematik 4. und 5.) und die Verantwortlichen für Aktionen werden über die Anwendung über die Aktionen, für die sie verantwortlich sind, benachrichtigt (vgl. Problematik 6.). Die Analysen und Kommentare werden in dafür vorgesehenen Dialogboxen bei jedem Indikator dokumentiert (siehe Problematik 8.).
Für den Moderator ist es eine echte Zeitersparnis, da er nicht mehr allen 20 Managern hinterherlaufen muss, um seine 20 Excel-Dateien zu erhalten; die Zentralisierung der Informationen verschafft ihm einen guten Überblick und ein Mittel, um seinen Prozess effizient zu steuern (Problem 7.). Darüber hinaus kann er die Auswirkungen einer Maßnahme auf einen Indikator messen und aus dem Vorhandenen Kapital schlagen, um neue Maßnahmen und Leistungssteigerungen zu identifizieren (Problem 9.).
