L’échange et l’analyse d’’information est clé pour les entreprises. Elle leur permet d’anticiper, (ré)agir et s’assurer de prendre les bonnes décisions. Le manager doit être capable d’assurer le développement et la continuité de l’activité tout en étant force de propositions pour améliorer durablement la performance. Pour réaliser tout cela, il est nécessaire de disposer d’un système de pilotage de la performance.
Un système au cœur l’amélioration continue
Le manager doit pouvoir suivre (et améliorer) la performance des équipes ou des processus dont il a la responsabilité. Pour cela, il a besoin de disposer de la bonne information, au bon moment pour prendre la bonne décision. Un système de pilotage est un ensemble logique d’éléments d’information permettant de prévoir, de planifier, de contrôler et de réagir afin d’optimiser constamment l’utilisation des moyens et ressources. Une démarche d’amélioration continue n’est possible que si un système de pilotage est implémenté.
Les gains de performance passent nécessairement par des évolutions des activités, des processus ou des organisations. Mais la pérennisation de ces gains nécessite un réel changement de comportement. Cette évolution est possible si le pilotage est bien structuré : le manager agit et réagit continuellement.
Rôle et objectifs d’un système de pilotage de la performance
La mise en place d’un système de pilotage permet de mettre sous contrôle les processus et optimiser la performance opérationnelle. Concrètement, il permet de :
- Mesurer régulièrement l’évolution de l’activité;
- Suivre de manière systématique les indicateurs clé de performance;
- Comparer au plan de marche et à des objectifs précis;
- Evaluer et analyser les écarts;
- Définir les actions et les priorités;
- Responsabiliser.
Structure d’un système de pilotage
Le système de pilotage de la performance est constitué d’une série de boucles quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles ou annuelles.
Dans chaque boucle, il y a :
- un périmètre et un niveau de management
- un tableau de bord et des indicateurs de pilotage associés
- une instance d’analyse des écarts entre les résultats obtenus et les prévisions
- un plan d’actions suivi et régulièrement alimenté
Le suivi de la performance se fait ainsi à chaque niveau managérial, de manière imbriquée. Cela permet de décliner les objectifs et de remonter les indicateurs de suivi.
Ensuite, les réunions d’échange support au système de management de la performance doivent être structurées. En effet, elles permettent d’assurer le pilotage des activités d’objectiver les points d’échanges entre les différentes parties prenantes.
Le plan d’actions doit être mis à jour avant ces séances et mis à jour en temps réel afin d’engager les parties prenantes. Les actions d’amélioration doivent être issus d’une analyse d’écarts et ont vocation à corriger un problème constaté. Elles doivent avoir un certains nombres d’éléments descriptifs :
- Un nom clair
- Un périmètre (processus, outil…)
- Une date cible de réalisation
- Un responsable
- Un commentaire sur l’état d’avancement et/ou les risques si nécessaire.
Caractéristiques d’un système de pilotage efficace
Un pilotage efficace repose sur un certains nombres de points :
- Contrôle et maîtrise. L’activité est contrôlée et maîtrisée dans sa totalité à tous les niveaux.
- Respect et bon usage des outils et procédures : Le respect et le bon usage du système assure le suivi du bon fonctionnement de l’unité
- Pertinence des indicateurs : Les indicateurs sont pertinents et mesurent la réalité de l’évolution de l’activité
- Gestion des informations dans le temps : Les informations doivent arriver au bon moment
- Engagement des hommes : Toutes les personnes doivent être conscientes et s’engager dans leur rôle au sein du système
- Adaptabilité du système : Une procédure de revue du système doit être en place pour que le système serve au mieux les besoins du site au fur et à mesure qu’ils évoluent
