Nos 6 facteurs clés de succès pour mettre en place l’amélioration continue dans votre organisation selon sa maturité

Si vous considérez votre organisation suffisamment mature pour mettre en place une culture d’amélioration continue, voici six étapes pour vous aider réussir la conduite du changement.

1. Susciter l’engagement à tous les niveaux de l’organisation.

Cette première étape est plus un prérequis ou une condition qu’une étape. Mettre en place une nouvelle culture dans l’organisation nécessite une implication forte de chacun et donc à la fois de la direction, du management intermédiaire et des équipes. La direction doit porter le projet, lui donner du crédit et montrer son importance pour la réalisation du plan stratégique de l’organisation. Sans cela, il est souvent difficile d’embarquer les équipes vers le changement souhaité. Le management intermédiaire doit jouer un rôle d’animation, de motivation, de sensibilisation à l’importance du projet. Ce sont ces managers qui permettront à l’amélioration continue d’être déployée au quotidien. Enfin les équipes font vivre le processus en remplissant les indicateurs, les objectifs et les plans d’actions. C’est bien souvent un travail contraignant qui doit être réalisé en plus des responsabilités du quotidien et il est important que l’organisation facilite la conduite du changement avec des équipes de gestion de projet et des outils dédiés. Rendre l’amélioration continue possible ne se fait pas seulement avec les personnes au sommet ou à la base d’une organisation mais bien avec l’adhésion de chacun.

2. Définissez une nouvelle routine claire pour intégrer la méthode.

Dans les usines automobiles par exemple, les petites équipes se réunissent à des moments définis longtemps à l’avance afin d’instaurer une routine dans les esprits de chacun. Plusieurs temps peuvent être organisés : La périodicité, la thématique et les personnes présentes varient selon la culture de l’entreprise. Il est fréquent de rencontrer des organisations avec un ou plusieurs temps d’échanges en fonction de la thématique (revue hebdomadaire opérationnelle de la semaine et prévisions la nouvelle semaine, revues hebdomadaire flash sur une sélection d’indicateur avec présentation des plans d’actions d’amélioration, revues mensuelles de partage aux équipes réalisées par la direction, etc). Pour être efficaces, tous ces temps d’échange ont un objectif bien défini (analyser un indicateur par rapport à son objectif pour améliorer le processus, partager l’information, fournir les objectifs de la période suivante, etc) et se limitent à cet objectif. Les autres sujets qu’un participant souhaitent aborder devront avoir leur propre moment dédié, sinon la routine risque de se perdre et les réunions de 15 minutes deviennent vite beaucoup plus longues. La routine est essentielle pour maintenir le processus d’amélioration continue.

3. Mesurez les résultats.

L’amélioration continue est basée sur les données objectives, chiffrées. Cela signifie que des termes comme bon, mauvais et mieux deviennent très objectifs. Sentir les bénéfices de l’’amélioration continue peut prendre du temps. Au démarrage, les gains perçus, pris de manière isolés, peuvent parfois paraitre légers par rapport aux contraintes du processus mis en place. En réalité, l’effet cumulatif est tel que, même si sur la période de démarrage vous n’identifiez pas de projets avec un gain significatif, avec le temps et la somme des projets, les gains s’accumulent et ils dépassent vite les espérances initiales. Mesurer les résultats vous permet de vous assurer de cela, de communiquer sur les gains, de valorisez les personnes qui en sont à l’origine et de prioriser les actions en fonction notamment du gain escompté. “Mesurez où vous vous situez – analysez pourquoi – améliorez – re-mesurez où vous vous situez ensuite. Ensuite répétez le processus de manière continue”

4. Communiquez, communiquez, communiquez.

Comme dans toute conduite du changement, la communication est essentielle lors de la mise en place d’un processus d’amélioration continue. Il faudra peut-être motiver les équipes à participer, auquel cas le dirigeant ou les cadres devront trouver les mots pour expliquer la démarche et susciter l’intérêt. Vous n’aurez peut-être pas toujours de gains rapides et là il faudra rappeler à chacun que c’est une démarche de long terme. Certaines équipes avanceront plus naturellement et plus vite que d’autres et communiquer sur les succès de chacun et sur la faisabilité de la méthode vous permettra de montrer à chacun le potentiel de la démarche. Gardez tout le monde au courant de ce qui se passe pendant que vous attendez que les résultats parlent d’eux-mêmes.

5. Soyez patient, le secret est dans la régularité.

La création d’une culture d’amélioration continue est un exercice de long cours. Vous avez besoin d’un engagement sérieux et d’une énergie soutenue. Dans les schémas classiques, beaucoup d’entre nous, n’étant pas dans une démarche continue mais réfléchissant à améliorer leurs processus à certains moments de leur existence, se tournent logiquement vers la recherche des gains les plus rapides et les plus rentables. Avec l’amélioration continue les gains sont recherchés dans la régularité et la discipline du processus. C’est le travail continu qui fera ressortir les gains les plus importants pour votre organisant et ce travail inclura parfois des projets très rentables avec des gains rapides et d’autres fois vers d’autres types de projets. Dans tous les cas, il faudra du temps et de l’énergie pour réussir car même si l’organisation est saine, il faudra être patient pour que le processus atteigne son optimum. Donc soyez patient !

6. Répétez les petits pas.

C’est un travail de construction autour de petits pas, et c’est le véritable cœur de l’amélioration continue. Répétez ces étapes encore et encore. C’est un processus continu, vous n’aurez jamais vraiment fini.

Ces facteurs clés de succès vont vous aider dans la démarche. Il faut surtout bien avoir en tête que c’est une démarche collective qui nécessite (i) l’engagement de chacun dans l’organisation (direction, management intermédiaires et équipes) (ii) un niveau important de formalisation et de structuration pour que toute l’organisation soit alignée vers la même manière de fonctionner et (iii) du temps et de l’énergie car il y aura un grand nombre de pratiques et de manières qui seront changées (le changement prend toujours du temps).